الدرس الأول: مفهوم السكرتارية ومهامها
.JPG)
يدور الحديث الآتي بين ناصر وزميله في العمل محمد الذي جاء لزيارتهم في المنزل، وكان خالد يستمع إليهما:
ناصر: لماذا تأخرت إلى هذا الوقت يا محمد، لقد كان موعدنا قبل هذا الوقت بكثير.
محمد: لقد كان المدير يحتاج إلى كتابة بعض الخطابات المستعجلة، فاضطررت للبقاء إلى ما بعد الدوام لكي أقوم بطباعتها وإرسالها بالبريد.
ناصر: ومتى سيكون موعد الاجتماع ليوم غد في الشركة؟
محمد: لقد قمت بمراجعة وترتيب جدول المواعيد الخاص بالمدير ليوم غد، فوجدت أن الوقت المناسب للاجتماع هو الساعة العاشرة صباحاً.
بعد خروج محمد سأل خالد أخاه ناصر:
ما وظيفة زميلك محمد؟
وظيفة محمد هي سكرتير
هل تستطيع أن تحدد وظيفة محمد من خلال الحوار؟
استخرج من الحوار السابق المهام التي كان يقوم بها محمد في عمله، والمهام التي يمكن أن تسند له في هذه الوظيفة.
المهام التي كان يقوم بها محمد في عمله:
- كتابة المخططات وطباعتها في البريد.
- مراجعة وترتيب جدول المواعيد.
المهام التي تسند لهذه الوظيفة:
- معالجة المكالمات الهاتفية.
- معالجة البريد الصادر والوارد.
- معالجة المعلومات.
.JPG)
أجب عن الأسئلة الآتية:
1- ضع علامة (صح) أمام العبارة الصحيحة وعلامة (خطأ) أمام العبارة غير الصحيحة فيما يأتي:
- كلمة سكرتارية في الأصل جاءت من اللغة الفرنسية وهي تعني (السرية). (خطأ)
- يقوم المدير عادة بكتابة رسائله بنفسه، ويسلمها للسكرتير ليقوم بإرسالها بالبريد. (خطأ)
- قد يتسع مفهوم السكرتارية ليصل في بعض الدول لمرتبة الوزير. (صح)
- يقوم السكرتير أحياناً بحل بعض مشكلات المراجعين دون الرجوع للمدير. (صح)
- من الصفات المستحبة في السكرتير الناجح ترحيب السكرتير بالمتصل. (صح)
2- اربط كل عبارة في القائمة الأولى بما يناسبها من القائمة الثانية (بوضع الرقم المناسب أمام القائمة الثانية):
| 1 | معالجة المكالمات الهاتفية. | 2 | يتم طباعتها وتوجيهها لمستقبليها. |
| 2 | الرسائل والمذكرات. | 3 | إتقان مهارة الفهرسة والتصنيف. |
| 3 | معالجة المعلومات. | 5 | لا بد أن يعطي انطباعاً جيداً عن المنظمة. |
| 4 | تحديد الموعد. | 1 | الانتباه إلى المتحدث جيداً. |
| 5 | البريد الصادر. | 4 | إعداد جدول بارتباطات المدير. |
3- اكتب المهمة الصحيحة للسكرتير التنفيذي لكل عملية في الجدول الآتي:
النقاشات