الدرس الثامن: البريد الوارد والصادر

قام مدير الإنتاج في الشركة بالتحدث إلى سكرتيره - الذي كان منهمكاً في مكتبه وأمامه مجموعة من الخطابات التي كان يقوم بوضعها في مظاريف - فقال له:
هل جهزت الخطابات التي سنرسلها إلى شركة صيانة الآلات يا أحمد؟
أجاب السكرتير: انتهت الآن، وسأقوم بإنزالها لقسم البريد حتى يقوموا بإرسالها.
المدير: وهل وصلت العروض من الشركات التي تقدمت في مناقصة تجديد الآلات في المصنع؟
السكرتير: لقد اتصلت على قسم البريد الوارد في الشركة، وأخبروني بأن موظف البريد في القسم قد ذهب في الصباح لجلب البريد من مكتب البريد.
من خلال الحوار السابق نجد أن السكرتير كان يقوم بتجهيز بعض الخطابات لإرسالها.

هل سيقوم السكرتير بإرسال تلك الخطابات لمكتب البريد بنفسه؟

سيقوم السكرتير بإرسال الخطابات إلى مكتب البريد بواسطة موظف البريد في القسم.

من أين سيستلم مظاريف عروض الشركات المتقدمة لمناقصة تجديد الآلات؟

سيستلمها من قسم البريد الوارد بواسطة موظف البريد في القسم.

ماذا كان يقصد السكرتير بقسم البريد؟

يقصد بذلك القسم المعنى بإرسال البريد واستلامه من وإلى المنظمة.

ما المهام التي يقوم بها قسم البريد في المنظمة؟

استقبال البريد الوارد وتوزيعه على الأقسام المختصة وأيضاً جمع البريد الصادر من الأقسام المختلفة وإرساله لذويه عن طريق مكاتب البريد.

أجب عن الأسئلة الآتية:

1- ضع علامة (صح) أمام العبارة الصحيحة وعلامة (خطأ) أمام العبارة غير الصحيحة فيما يأتي:

• المراسلات التي تخرج من المنظمة يتم تسجيل معلوماتها في دفتر البريد الصادر. (صح)
• يقوم العاملون في قسم البريد بفتح جميع البريد الوارد، بما في ذلك البريد الشخصي والسري. (خطأ)
• من إجراءات البريد الوارد قيام أحد العاملين بمراجعة المراسلات من الناحية الشكلية. (خطأ)
• يفضل عدم وضوح المراسلات الصادرة، حتى لا ينشأ عن ذلك التزام تجاه المنظمة. (خطأ)
• لهدف من فرز البريد الصادر، تحديد الجهات المصدرة إليها هذه المراسلات. (صح)

2- حدد نوع البريد والإجراء المناسب لكل حالة من الحالات الآتية:

3- اربط كل عبارة في القائمة الأولى بما يناسبها من القائمة الثانية (بوضع الرقم المناسب أمام القائمة الثانية):