الدرس الثاني: صفات السكرتير الناجح

عند دخولك لإحدى الشركات لمقابلة المدير طلب منك السكرتير الانتظار لانشغال المدير فجلست في المكان المخصص، وشاهدت الأوراق المبعثرة على طاولة السكرتير والتي أشعرتك بوضع فوضوي.
دخل أحد الموظفين وطلب من السكرتير تجهيز معاملة مهمة، فأخبره السكرتير بعدم علمه بإجراءات إنهاء تلك المعاملة، ثم اتصل مدير الإدارة المالية يستفسر عن معاملة قام السكرتير بإرسالها لقسم المحاسبة فأفاد السكرتير عن عدم معرفته بأي شيء عن هذه المعاملة، ثم دخل رجل كبير في السن وسأل السكرتير عن أسباب تأخير معاملته فتشاجر السكرتير معه وطلب أمن الشركة للتعامل معه وبعد برهة رن جرس الهاتف فكان أحد أصدقاء السكرتير فأخبره السكرتير بأن هناك مناقصة غير معلنة سوف تكون جاهزة خلال اليومين القادمين وطلب منه عدم إخبار أحد بذلك.

ما انطباعك عن هذا السكرتير؟

انطباعي عن هذا السكرتير أنه غير ناجح.

ما الأعمال التي قام بها هذا السكرتير وترى أنها غير جيدة؟

1. الأوراق المبعثرة.
2. تأخير الأعمال.
3. الإهمال.
4. عدم ترتيب الملفات.
5. إفشاء أسرار المنظمة.

ما أثر تصرفات هذا السكرتير في المنظمة التي يعمل لديها؟

لتصرفات هذا السكرتير أثر سلبي على المنظمة تتمثل في:

• تأخير الأعمال.
• تدهور سمعتها.
• معرفة المنافسين أسعار المنظمة ينعكس على قدرتها التنافسية بالسلب.

أجب عن الأسئلة الآتية:

1- ضع علامة (صح) أمام العبارة الصحيحة وعلامة (خطأ) أمام العبارة غير الصحيحة فيما يأتي:

• ليس من المهم أن يكون السكرتير مقتنعاً برسالة المنظمة التي يعمل بها. (خطأ)
• لا بد للسكرتير أن يلبس أفخر الملابس، حتى يعطي صورة طيبة للمنظمة. (خطأ)
• يستطيع السكرتير تحسين أدائه في العمل عن طريق الاطلاع المستمر على كل جديد. (صح)
• قد يؤدي إفشاء السكرتير لأسرار الشركة إلى تسريب تلك الأسرار للمنظمات المنافسة. (صح)
• بشاشة الوجه وحسن التعامل مع الآخرين، تسهل تعامل السكرتير مع الآخرين. (صح)

3- هات مثالاً على كل صفة من الصفات الآتية للسكرتير الناجح: