الدرس السابع: الاتصال الكتابي (المراسلات)

ذهب عبد الله إلى مكتب إدارة الجوازات ليستخرج جواز سفر. وعند شباك الاستقبال استفسر عبد الله عن الإجراءات التي يحتاج أن يقوم بها، فقام موظف الاستقبال بإعطائه نموذجاً وطلب منه تعبئته بعد قراءة التعميم الموضوع في لوحة الإعلانات في الصالة، والذي يشرح تعليمات التقديم، والشروط والأوراق المطلوبة.
بعد أن ملأ عبد الله النموذج قدمه للموظف مع الأوراق المطلوبة، فقام الموظف بتسجيل بعض المعلومات على بطاقة صغيرة الحجم وسلمها لعبد الله وقال له:
خذ مذكرة المراجعة هذه واحضر غداً لاستلام جواز سفرك بمشيئة الله.
خلال زيارة عبد الله لمكتب الجوازات مرت عليه عدد من وسائل الاتصال المكتوبة والتي ذكر منها: نموذج تعميم مذكرة.

ما وسائل الاتصال هذه؟

إنها وسائط الاتصال المكتبي.

هل يوجد رسائل اتصال مكتوبة غير هذه المذكورة؟

من وسائط الاتصال الكتابي فواتير البيع والشراء والخطابات ورسائل التهنئة والدعوات والبطاقات البريدية.

ماذا نطلق على وسائل الاتصال المكتوبة؟

نطلق عليها وسائط الاتصال المكتبي.

أجب عن الأسئلة الآتية:

1- ضع علامة (صح) أمام العبارة الصحيحة وعلامة (خطأ) أمام العبارة غير الصحيحة فيما يأتي:

1. يتم استخدام النماذج عادة في المعاملات التي يتكرر حدوثها يوميًاً وبكثرة. (صح)
2. يتم تنسيق النواحي الشكلية في الرسالة بطريقة موحدة ولا يختلف من شخص لشخص آخر. (خطأ)
3. تعمل التعاميم على توحيد إجراءات المعاملات في جميع إدارات المنظمة. (صح)
4. تهتم المنظمة بشكل ومظهر المذكرة الداخلية، لأنها تعطي انطباعاً أولياً عن المنظمة. (خطأ)
5. يسهم العمل الكتابي في تنمية التواصل بين المنظمة والجمهور الخارجي. (صح)

2- هات مثالاً لكل نوع من أنواع المراسلات الآتية:

3- اربط كل عبارة في القائمة الأولى بما يناسبها من القائمة الثانية (بوضع الرقم المناسب أمام القائمة الثانية):